Aide à la génération de documents Word en masse

➤ Introduction :

L'outil professionnel de génération de documents Word en masse de BatchOffice vise à résoudre efficacement les problèmes d'inefficacité lors de la génération de documents Word en utilisant des feuilles de calcul Excel. Avec cette fonctionnalité, vous pourrez générer facilement et rapidement une variété de documents Word à une vitesse et avec une commodité sans précédent. En seulement trois étapes simples, vous pourrez effectuer une génération en masse, ce qui améliorera considérablement votre efficacité de travail et vous fera gagner du temps et de l'énergie.

➤ Télécharger l'exemple  ➤ Ouvrir l'outil de génération

➤ Première étape (préparation du fichier Excel) :

Le système recherchera automatiquement dans les trois premières lignes du fichier Excel la ligne la plus complète pour l'utiliser comme ligne de titres (Remarque : les noms de colonnes sur la ligne de titre ne doivent pas être vides, essayez d'éviter d'utiliser des symboles et des sauts de ligne dans les noms de colonnes)

Si vous avez besoin d'insérer une image dans le document, vous pouvez utiliser une URL comme : https://www.batchoffice.com/assets/share/img/head_zs.jpg, ou vous pouvez insérer l'image à partir du disque local dans le fichier Excel, comme indiqué dans l'image ci-dessus (Remarque : ne remplissez pas le chemin du disque local de l'image, sinon cela sera invalide)

Étant donné que les fichiers Excel contenant des images peuvent être très volumineux, veuillez maintenir la taille du fichier Excel à moins de 200 Mo, sinon il pourrait ne pas être possible de le télécharger.

➤ Deuxième étape (modification du fichier modèle Word) :

Créez un modèle de document Word (format docx) en fonction de vos besoins, ou modifiez directement un modèle de document existant. Ouvrez le document modèle Word et marquez les éléments à remplir avec "{nom du titre}". Quatre types de marques sont pris en charge :

 1 Remplissage de texte (le plus courant) :

Utilisez les accolades {} angulaires en demi-largeur pour encadrer les noms de colonnes (n'utilisez pas d'accolades angulaires pleine largeur).
Le format correct est le suivant : {ID}, {Nom}, {Date d'examen}. Ensuite, écrivez des commentaires à l'emplacement approprié dans le document, comme indiqué ci-dessous :

 2 Remplissage d'image :

Cette méthode est légèrement différente de celle du texte. Vous devez d'abord créer une image de remplacement (en ajustant la position et la taille), puis sélectionner l'image de remplacement, et utiliser la fonction "Insérer un commentaire" dans l'onglet "Révision" de l'édition WORD pour ajouter un identifiant, par exemple : {Photo}. Assurez-vous de sélectionner l'image avant d'ajouter le commentaire, sinon cela pourrait être invalide. Veuillez consulter l'image ci-dessous :

 3 Remplissage du nom de fichier :

Modifiez le nom du fichier du modèle avant de le télécharger, par exemple : "Modèle de bulletin_{Nom}_{ID}.docx", le fichier généré aura automatiquement le nom de fichier correspondant. (Remarque : le nom de fichier peut être limité par les règles de nommage du système d'exploitation, donc n'incluez pas de caractères non valides dans les noms de colonnes, sinon la génération pourrait échouer).

 4 Remplissage du graphique :

La méthode de remplissage des données du graphique consiste d'abord à créer un graphique dans le fichier modèle Word, puis à cliquer avec le bouton droit sur le graphique pour sélectionner Modifier les données, et à utiliser {Titre} pour remplacer les valeurs des données, comme indiqué ci-dessous (Remarque : les valeurs à remplir doivent être des nombres ou des décimales, évitez les autres caractères, sinon le tracé pourrait échouer, il est recommandé d'utiliser WPS) :

➤ Troisième étape (utilisation de BatchOffice pour la génération en masse) :

Ouvrez "BatchOffice-Génération de documents Word en masse", et ajoutez le fichier de données Excel et le fichier modèle Word. Vous pouvez utiliser le bouton d'aperçu pour voir le résultat de la génération du modèle. S'il y a un problème, ajustez et réajoutez. S'il n'y a pas de problème, vous pouvez générer directement. Le résultat final de la génération est le suivant :

➤Autres instructions :

1. La version gratuite générée par BatchOffice ne comprend que trois lignes pour un prévisualisation. (Pour les modèles tels que les certificats qui occupent toute la page, il peut y avoir un décalage dans l'en-tête lors de la prévisualisation, mais cela ne se produira pas dans la version finale).

2. Veuillez maintenir le nombre de lignes dans Excel à moins de 2000 pour éviter les problèmes dus à un volume de données trop important.

3. La taille des fichiers téléchargés doit être maintenue à moins de 200 Mo, sinon le téléchargement pourrait échouer.

4. Avant de télécharger la version finale, veuillez utiliser la fonction de prévisualisation du modèle et télécharger pour confirmer la correction du contenu généré.

5. Notre service est en constante amélioration. Si vous rencontrez des problèmes lors de son utilisation, veuillez nous en informer directement.